Home > Uncategorized > MANAGEMENT TOOLS

MANAGEMENT TOOLS

PENGANTAR :

Ada perusahaan yang berkembang sukses dan berumur panjang , ada perusahaan yang bangkrut dan banyak juga yang rata-rata sehingga para pakar manajemen berusaha keras untuk “meneliti” benang merahnya untuk menciptakan berbagai Tools yang bisa diimplementasikan diberbagai usaha dalam rangka meningkatkan produktivitas perusahaan.

The 20th idea Management do not eminate from nature, its not like tree but television, somebody invented it and it doesn’t mean its gone to work forever, management is great if you want compliance but if you want engagement, self direction is better –Dan Pink

Sayangnya sampai saat ini belum juga ada Management Tools yang bisa menjadi “panacea” diperusahaan.

APAKAH MANAGEMENT TOOL ITU PENTING?

         

Setiap memulai pelatihan tentang Organisasi saya selalu bertanya kepada para Manager:

“kalau perusahaan tidak menggunakan Management Tools apa terjadi ?”

Jawabannya beragam akan tetapi memiliki artinya yang sama.

“Akan terjadi chaos !”

“Arah tidak Jelas!”

“Bangkrut!”

“Akan merugi!”

“Tidak bisa maju!”

Kemudian saya bertanya lagi :

“Mengapa banyak perusahaan yang tumbuh dan berkembang tanpa menggunakan Management Tools?” dan

“Mengapa banyak perusahaan yang mengunakan berbagai Tools akan tetapi tetap tidak berkembang?”

 Faktanya :

Tidak ada keterkaitan langsung antara penggunaan Management Tools dengan pertumbuhan perusahaan !!.

Saya pernah kumpul dengan beberapa direksi dari suatu perusahaan konsultan ternama di Indonesia dan ketika saya bertanya :” Management Tools apa yang digunakan diperusahaan ini ?”, selama beberapa menit mereka tidak bisa menjawabnya.

(Keheningan ini bagi saya terasa aneh, mengingat bahwa mereka mengajarkan berbagai management tools kepada kliennya akan tetapi kemungkinan mereka sendiri tidak menggunakannya.)

Sampai akhirnya salah satu Direksinya menjawab : “kami menggunakan Balance Score Card!”

Lalu saya tanyakan lagi : “kalau anda yakin perusahaan ini menggunakan BSC, sejak kapan digunakan disini?”.

Jawabnya : “sejak 2006 !”.

Tanya saya lagi : “sebelum tahun 2006 menggunakan Tools yang mana?”

Jawabnya : “kami tidak menggunakan Tools !”.

Perusahaan ini tumbuh berkembang terus sejak tahun 1967 tanpa menggunakan Management Tools selama hampir 40 tahun !!! .

Bain & Company, salah satu perusahaan ternama dalam riset penggunakan Management Tool membuat peringkatdari Tools yang digunakan oleh perusahaan yang masuk dalam Fortune 500 dari tahun ketahun sbb :

1993

1996

2000

2004

2009

Mission statement

Strategic planning

Strategic planning

Strategic planning

Benchmarking

Customer satisfaction

Mission statement

Mission statement

CRM

Strategic planning

TQM

Benchmarking

Benchmarking

Benchmarking

Mission and vision statement

Competitor profiling

Customer satisfaction

Outsourcing

Outsourcing

Customer relationship management

Benchmarking

Core competencies

Customer satisfaction

Customer segmentation

Outsourcing

Pay for performance

TQM

Growth strategies

Mission statement

Balanced scorecard

Reengineering

Reengineering

Strategic alliances

Core competencies

Customer segmentation

Strategic alliances

Pay for performance

Pay for performance

Strategic alliances

Business process reengineering

Cycle time reduction

Strategic alliances

Customer segmentations

Growth strategies

Core competencies

Self directed teams

Growth strategies

Core competencies

Business process reengineering /TQM

Mergers & acquisition

Dari tahun ketahun Mission Statement selalu mendapatkan peringkat yang tinggi bahkan selalu diatas Core Competencies.

Mengapa begitu ?

·        Bukankah Mission Statement hanya berupa pajangan untuk dipasang di Lobi atau halaman pertama dari Company Profile.

·        Rasanya sih itu bukan Management Tools deh !

·        Mengapa Mission diletakan sebelum Vision Statement, bukankah banyak yang berpendapat bahwa Visi lebih dulu ketimbang Misi?

APA DAN UNTUK APA MANAGEMENT TOOLS?

Pernahkan anda tahu alat yang namanya MRI atau boleh juga CT-SCAN.

Itu adalah Medical Instrument atau Medical Tools.

Alat semacam ini biasanya dibuat oleh Engineer, bukan Dokter.

Mengapa Alat kedokteran bukan dibuat oleh dokter ? karena domain Dokter adalah menyembuhkan pasien bukan membuat alat yang umumnya dibuat oleh Engineer

Pertanyaannya  Pertama:

Betapapun canggih ,lengkap dan mahalnya alat ini, apakah pasien bisa sembuh setelah diukur oleh MRI?

Jawabannya:

Tentu tidak , karena MRI bukanlah obat karena yang bisa menyembuhkan pasien adalah Dokter yang memang akhlinya.

Pertanyaan Kedua:

Apabila waktu yang dibutuhkan alat tersebut untuk menghasilkan laporan hasil pengukuran adalah 6 bukan, apa yang perlu dilakukan?

Jawabannya :

Dokter tidak bisa menunggu selama itu karena dia harus segera mengambil tindakan penyembuhan, bahkan kalau perlu gunakan alat ukur yang tidak terlalu canggih akan tetapi dapat segera memberikan laporan .

Bagaimana dengan Management Tools?

Sama halnya dengan MRI untuk dokter, maka Management Tools juga seharusnya dibuat oleh Engineer untuk para Manager dengan catatan

·        Organisasi yang sudah menggunakan Management Tools tidak dijamin akan menjadi lebih baik karena management Tools bukanlah obat

·        Kinerja perusahaan sangat tergantung dari Manajemennya bukan Tools nya

·        Pembuatan laporan harus secepat mungkin karena Manajemen membutuhkannya untuk mengambil tindakan dan apabila lambat maka Manajemen tetap harus mengambil tindakan sehingga eksistensi Tools menjadi dipertanyakan

Dari ilustrasi diatas dapat disimpulkan beberapa hal penting:

1.      Setiap Tools itu bagus akan tetapi karena Tools dibuat untuk maksud dan tujuan tertentu, maka Tools menjadi bermanfaat apabila digunakan sesuai dengan maksud dan tujuannya.

2.      Tools tidak bisa berbuat apa apa karena Tools itu Pasif dan untuk bisa memperbaiki kinerja perusahaan dibutuhkan mereka yang mampu menggunakannya

3.      Tools harus bisa mengukur dengan cepat agar dapat digunakan oleh akhlinya.

FAKTA DI INDONESIA

·        Tidak sedikit Manager bahkan Konsultan Manajemen yang merasa bahwa Management Tools merupakan Obat Mujarab untuk memperbaiki kinerja perusahaan,

·        bahkan CBHRM yang juga merupakan Management Tools dijadikan Undang-Undang dengan harapan agar Kinerja Organisasi membaik.

·        Hasil pengukuran berbagai management tools yang digunakan untuk sampai keluarhasilnya umumnya lama

·        Hebatnya lagi manajemen mau menunggu lama sampai ada yang bertahun-tahun hanya untuk mendapatkan hasil pengukurannya, dan perusahaan tetap berjalan dengan “baik”.

·        Bukankah ini berarti untuk menjalankan perusahaan bisa silakukan tanpa menggunakan Management Tools ?

APA YANG DAPAT KITA LAKUKAN

·        Karena tujuan akhir dari berbagai Management Tools adalah mengukur kinerja, maka mengukur kinerja merupakan keharusan

·        Ukuran kinerja seperti KPI dlsb  ternyata punya masalah klasik yaitu :

o   Umumnya skornya tinggi karena ada rasa sungkan

o   Biasanya lama dan tidak menarik sehingga dilakukan setiap tahun

o   Karena dilakukan setahun sekali maka penilaiannya umumnya merupakan gambaran kinerja 3 bulan terakhir

·        Mungkin idea Gallup yang dinyatakan melalui bukunya : Break All The Rules dengan dua temuan penting bahwa

o   kinerja organisasi sangat dipengaruhi oleh kinerja masing –masing unit kerja terkecil

o   bahwa kinerja unit kerja terkecil tergantung atasan langsung nya

o   Mengukur kinerja dengan ukuran keterikatan emosi di unit kerja keliatannya lebih mudah dan cepat  sehingga  bisa dilakukan setiap 6 bulan, sehingga hasil ukurannya lebih valid menggambarkan situasi terakhir

·        Testimoni setelah  mengukur Potensi dengan Talents Mapping diberbagai Organisasi yang mencoba mengimplementasikannya  menunjukan bahwa hasilnya sesuai (KAI, Pupuk Kujang, Bank Mandir (Treasury), ANDHIKA LINES, PDAM Malang,)

·        Testimoni pengukuran kinerja unit di KAI 2011 dan DAM2012 menunjukan bahwa Human Sigma merupakan salah satu alternatif terbaik untuk mendapatkan hasil pengukuran kinerja unit kerja yang cepat

·        Dengan demikian beberapa maksud dan tujuan pengukuran bisa digunakan Tools sbb

o   REKRUTMEN : TALENTS MAPPING, PSYCHO TEST

o   PLACEMENT : TALENTS MAPPING  dan JOB ACTIVITY ANALYSIS

o   MEMBANGUN TEAM : TALENTS MAPPING

o   PERFORMANCE : HUMAN SIGMA

o   SUCCESSION PLANNING : HR MAPPING

o   LEADERSHIP POTENTIAL DAN PERFORMANCE MANAGER :

§  TALENT POOL MAPPING

§  Memetakan Performance yg didapat dari Human Sigma dan Leadership Potential dari 99 Leadership Typology

·        Berapa lama prosesnya :

o   Asesmen Talents Mapping : 90 menit

o   Job Analysis : 20 menit per Jabatan

o   Employee Engagement : 15 menit

o   Customer Engagement (internal): 15 menit

o   Proses Pembuatan Software dan Mapping : 1 hari

§  Hasil Individu

§  TM Profiling

§  TM Team building

§  Individual Job Fit Mapping

§  Job Mapping

§  Human Sigma

§  Talent Pool

Powered by Qumana

Categories: Uncategorized
  1. No comments yet.
  1. No trackbacks yet.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: